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Durch Automatisierung Unternehmensprozesse vereinfachen – Eine Option?

Um die Wettbewerbsfähigkeit und damit auch den Erfolg eines Unternehmens nicht nur beibehalten zu können, sondern diesen auch zu optimieren, ist eine ständige Anpassung an die bestmögliche Technik nötig, um die Arbeitsabläufe - heutzutage oft als "Workflows" beschrieben - optimal zu gestalten.

Eine sehr prägnante Optimierungsmöglichkeit ist die Automatisierung von Unternehmensprozessen, insbesondere wenn es sich dabei um die Vorbereitung und Unterzeichnung von Dokumenten handelt, die in Ihrem Unternehmen regelmäßig genutzt werden. Durch elektronische Unterschriften ist es spielend leicht besonders immer wiederkehrende Dokumente innerhalb kürzester Zeit, meist eine Sache von wenigen Minuten, zu erstellen, personalisieren, danach zugänglich zu machen und schließlich zu verschicken. Offensichtlich lässt sich so einiges an Zeit, die sonst u.a. für die Verwaltung der Dokumente anfällt, einsparen und ist somit mit einer Effizienzsteigerung verbunden.

Wie so eine Automatisierung von Statten geht, damit setzen wir uns innerhalb dieses Artikels auseinander.

Durch digitale Signaturen Workflows automatisieren

Erster Schritt: Vorbereitung

Um feststellen zu können, bei welchen Arbeitsabläufen die Automatisierung zum Einsatz kommen soll, müssen die jeweiligen Schritte der aktuellen Arbeitsprozesse analysiert werden. So können sich wiederholende Prozesse identifiziert werden, welche sich besonders für eine Automatisierung anbieten. Daraus abgeleitet kann der Automatisierungsprozess angegangen werden.

Zweiter Schritt: Vorbereitung des zu unterzeichnenden Dokuments

Nun muss das digitale Dokument vorbereitet werden, sowohl in Form wie auch im Inhalt, optimalerweise handelt es sich dabei immer um das gleiche Dokument, Variationen sind aber auch kein Problem, um den Workflow zu vereinfachen. Hier bietet sich einfach ein PDF-Format an, das einfach hochzuladen ist.

TrustCerts bietet hierzu für die Aussteller eine einfache Übersicht und ein intuitiv zu bedienendes Dashboard an, bei dem das Handling des PDF-Dokuments und den damit einhergehenden Unterschriften leicht von der Hand geht.

Dritter Schritt: Auswählen der richtigen e-Signatur

Wie in vorherigen Beiträgen bereits erklärt wurde, lassen sich e-Signaturen in drei Sicherheitsstufen unterteilen:

  • die einfache elektronische Signatur (EES),
  • die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und
  • die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Dementsprechend ist es also nötig, um den Workflow zu erhalten, die passende Signatur für das jeweilige Dokument zu bestimmen.

Vierter Schritt: Festlegen der unterzeichnenden Parteien und Einladen dieser zum unterschreiben

Die Einladung der Vertragsparteien wird per Mail versendet, wobei lediglich der Aussteller einen Account benötigt, die anderen Parteien jedoch nicht.

Also werden alle Beteiligten automatisch mit der Mail, in welcher sich ein Direktlink befindet, zum Unterzeichnen aufgerufen. Nach der Zustimmung kann unterzeichnet werden. Innerhalb des Programms ist es für den Aussteller gut zu sehen, welche von den Parteien wann unterschrieben hat. Dazu lässt sich ebenfalls noch ein Unterschriftenalert anstellen, damit hier keine Zeit verloren wird und der Prozess möglichst übersichtlich bleibt.

Natürlich kann die Aufforderungsmail auch Ihrer Firma und deren Branding angepasst werden, um hier eine möglichst gute Außenwirkung erzielen zu können.

Fünfter Schritt: Die Signatur

Im letzten Schritt des Workflows kann die digitale Signatur erbracht werden. So kann das Dokument von den Unterzeichnern heruntergeladen und abgespeichert werden, um selbst eine Version des Dokuments zu haben.

Beispiele für einen individualisierten Workflow mit digitalen Signaturen

Um Beispiele für eine Anwendung von dem automatisiertem Workflow Management zu geben seien an dieser Stelle Anwendungsfälle und Lösungen genannt.

Arbeitsvertrag

Ein erstes Beispiel wäre die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages:

  1. Die Vertragsart muss klargestellt werden. Hier wäre es ein Arbeitsvertrag, also sind die Arbeitgeber, der Arbeitnehmer und ggf. die Prokuristen an diesem Prozess beteiligt.
  2. Der Arbeitsvertrag wird von Ihnen vorbereitet, indem alle relevanten Daten in das Dokument eingefügt werden und dann hochgeladen wird.
  3. Anschließend ist es wichtig das Signaturniveau zu bestimmen.
  4. Danach können die Signaturanfragen per Mail an die Unterzeichner versendet werden.
  5. Das Dokument wird von den Parteien digital unterschrieben, wodurch der Arbeitsvertrag rechtsgültig wird und es zu einem Arbeitsverhältnis kommt. Im Anschluss an den Prozess kann der Vertrag per Mail versendet oder direkt beliebig oft heruntergeladen werden.

Damit ist dieser Prozess abgeschlossen und der Nächste kann in Angriff genommen werden.

Mietvertrag

Ein weiteres Beispiel ist der Mietvertrag, der einen sehr wichtigen Geschäftsprozess umfasst, welcher sich auch sehr gut automatisieren lässt. Einer der Vorteile ergibt sich daraus, dass die Parteien nicht mehr durch die Gegend fahren müssen, um schließlich den Vertrag zu unterzeichnen. Die Arbeitsschritte sind:

  1. Nachdem die Vertragsart, hier ein Mietvertrag, klargestellt wurde sind die an dem Prozess beteiligten Personen identifizierbar: Mieter und Vermieter.
  2. Bevor der Mietvertrag hochgeladen werden kann, müssen die jeweiligen Informationen in das Dokument eingetragen werden.
  3. Danach muss das Signaturniveau bestimmt werden.
  4. Der darauffolgende Prozess umfasst die Versendung der Signaturanfragen per Mail
  5. Die digitale Signatur wird von den beteiligten Parteien geleistet, wodurch der Mietvertrag rechtsgültig in Kraft tritt. Darauf kann der Mietvertrag von allen Parteien einfach beliebig oft heruntergeladen und abgespeichert werden.

Offensichtlich ähneln sich die Arbeitsprozesse sehr, auch wenn für die jeweiligen Verträge unterschiedliche Daten gebraucht werden. Bzgl. der Feinheiten eines Mietvertrages werden wir in einem anderen Artikel nochmal genauer zu sprechen kommen.

Fazit

Wie in diesem Artikel gezeigt werden konnte, lassen sich Verträge und deren Bearbeitung ganz einfach digitalisieren und damit auch automatisieren. Eine Hilfe bietet dabei der Fortschritt in Form der digitalen Unterschriften. Die Durchführung ist – wie wir gesehen haben – sehr simpel.

Dazu müssen Sie jedoch Ihre Geschäftsprozesse analysieren, um die Vorteile der Integration der elektronischen Signatur in Ihre Workflows nutzen zu können. Ihre Kunden werden Ihnen den vereinfachten Ablauf danken. Sie selbst sparen Kosten, vereinfachen die Prozesse Ihres Unternehmens und können einen besseren Support liefern oder auch Ihre Produkte verbessern.

Alle Ihre Arbeitsprozesse werden somit optimiert, wodurch sich im Geschäftsalltag Zeit sparen lässt. Im Endeffekt bekommen Sie durch diese Effizienzsteigerung mehr Kontrolle über Ihren Gewinn an Wettbewerbsfähigkeit. Den Unterschied werden sie sehr schnell nach der Implementierung feststellen können, worauf also warten? Wenn Sie mehr Informationen haben möchten, schauen Sie sich hier um oder Fragen Sie einfach unser Team, das Ihnen gerne weiterhilft.

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