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Unterschreiben von Dokumenten im Auftrag einer anderen Person ohne Risiko – Ein Leitfaden

Wenn Sie in die Situation geraten wichtige Dokumente und Verträge eines neuen Projekts von Arbeitskollegen oder Ihrem Vorgesetzten bzw. Chef unterschreiben zu lassen, diese aber nicht antreffbar sind, z.B. weil sich diese gerade im Außendienst befinden oder an einer Messe teilnehmen.

Also stehen diese nicht persönlich zur Verfügung, haben aber Sie dementsprechend dazu bevollmächtigt, diese selbst zu unterschreiben. Da jedes unterschriebene Dokument Rechtsfolgen mit sich bringt, ist es unheimlich wichtig in diesen Fällen deutlich zu machen, dass „im Auftrag“ (i.A.) einer dritten Person unterschrieben wurde. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie ohne Probleme und einfach Unterschriften im Auftrag für andere leisten können.

Wer hat die Berechtigung im Auftrag zu unterschreiben?

Bei der Abwicklung von Rechtsgeschäften ist es wichtig, dass Sie immer eine schriftliche Vollmacht von Ihrem Bevollmächtigten haben, mit der Sie eine Vertretungsmacht ausführen dürfen. Diese kann entweder eine Einzel- oder Sondervollmacht für ein bestimmtes Dokument sein oder ein Gattungs- oder Artvollmacht, mit der die gleichartige Aufgaben erledigt werden dürfen. Damit können Sie oder eine andere Person, die in ihrem Namen unterschreibt, Dokumente unterzeichnen, ohne dass Ihre Fähigkeiten in Frage gestellt werden, und das macht die Sache einfacher, falls später etwas schief geht.

Eine Unterschrift im Auftrag einer anderen Person darf in den folgenden Situationen geleistet werden

Das Gesetz sieht vor, dass jeder, der ein Dokument „im Auftrag“ bzw. „i.A.“ einer anderen Person unterschreibt, z.B. bei Bestellungen oder vertraglichen Verpflichtungen, die rechtliche Befugnis dazu haben muss. Dies ist jedoch nicht erforderlich, wenn es um alltägliche Aufgaben geht, wie z.B. die schriftliche Vereinbarung von Terminen – das kann ohne weiteres so gemacht werden.

Verschiedene rechtliche Konsequenzen sind an unterschiedliche Arten von Unterschriftensätzen gebunden, von denen es drei gibt:

  1. Einzel- oder Sondervollmacht: Für einen bestimmten Zweck oder auch Geschäftsabschluss wird diese erteilt: beispielsweise für Betriebsfeiern oder der Anschaffung teurer Geräte. In diesem Fall dürfen alle Verträge, also auch Geschäfte sowie Verträge, die sich auf die jeweilige Veranstaltung bzw. den Kauf beziehen mit dem dem Zusatz „i.A.“ signiert werden. So ist klar erkennbar, dass Sie dazu bevollmächtigt wurden.
  2. Gattungs- oder Artvollmacht: Auch hier unterzeichnen Sie mit „i.A.“, wobei Sie mit einer Gattungsvollmacht zum Abschluss aller Geschäfte einer bestimmten Art  berechtigt sind, wie den Einkauf von Mitarbeitergetränken, das Buchen von Geschäftsreisen oder auch das Mieten von Veranstaltungsräumen. Bis zum Widerruf oder Ihrem Positionswechsel ist diese Vollmacht gültig.

Handlungsvollmacht: Als letzte Vollmachtsart soll die Handlungsvollmacht genannt werden. Mit dieser sind Sie dazu berechtigt, sich um Handlungen, Geschäfte und Entscheidungen innerhalb eines bestimmten Handelsgewerbes zu kümmern. Auch diese lässt sich wieder in Einzel- bzw. Sondervollmacht, Gattungs-/Artvollmacht und schließlich eine Generalvollmacht aufspalten. Sollte Ihr Vorgesetzter für eine längere, wenn nicht unbestimmte, Zeit ausfallen, können Sie zu allen Rechtsgeschäften bevollmächtigt werden, wobei Sie dann mit dem Zusatz „i.V.“ (in Vollmacht) unterschreiben. Wenn Sie sich tiefergehender mit Vollmachten auseinandersetzen wollen, schauen Sie mal bei den Rechtstipps nach.

Wie sieht das mit der Fehlerhaftung aus?

Im „Worst-Case Scenario“ kann der Unterzeichnende für Verluste oder Fehlleistungen haftbar gemacht werden, es sei denn es liegt eine Vollmacht vor: Dann ist nichts zu befürchten, da im Falle eines Rechtsstreits immer entweder Ihr Unternehmen oder auch Ihr Vorgesetzter haftet, unabhängig von der Vollmachtsart.

Bis zum Ende des Events oder dem Abschluss Ihrer Aufgabe ist die Einzel- bzw. Sondervollmacht gültig. Die Gattungs- und Handlungsvollmacht dagegen behalten Ihre Gültigkeit so lange, bis diese entweder widerrufen wird oder Sie Ihre Position verlassen. Die Handlungsvollmacht kann auch erlöschen, sollte das Unternehmen verkauft werden oder insolvent gehen. Es gibt keine persönlichen Konsequenzen zu befürchten, zumindest, solange diese Bevollmächtigungen gültig sind.

Was gibt es noch für Alternativen?

Eine Vollmacht ist also unverzichtbar, wenn Sie rechtlich abgesichert sein wollen. Doch sehr viel einfacher und sicherer ist es, wenn die Person, die Ihnen die Vollmacht ausstellt, die Dokumente und Verträge selbst unterschreibt.

Durch das Internet und die zugehörigen Möglichkeiten ist die heutzutage ohne weiteres möglich. Dank der elektronischen Unterschrift kann ohne weiteres jeder von Überall, auch vom Krankenhaus aus, rund um die Uhr rechtssicher für alle Beteiligten unterschrieben werden.

Ein Postweg, eine Kopie und weitere analoge Wege sind nicht mehr nötig. Stattdessen können Sie einfach an Ihrem Computer mit wenigen Klicks einen Vertrag aufsetzen, diesen digital als PDF-Dokument bearbeiten und dabei auf Papier verzichten. Sie brauchen einfach eine Internetverbindung, eine E-Mail-Adresse und eine Minute Zeit und schon ist der Vertrag unterschrieben. Das Programm dazu, in Form des TrustSigners, liefern wir Ihnen. Wenn Sie mehr Informationen haben möchten, schauen Sie gerne hier oder kontaktieren Sie uns einfach, wir helfen Ihnen gern auf der Suche nach dem richtigen Weg zur Digitalisierung.

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