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Vorteile der Digitalisierung des Büroalltags – von den papierbasierten Verfahren hin zur digitalen Realität

Wir leben in einer Zeit des Umbruchs, in der sich der Büroalltag der Wirtschaft immer papierloser gestaltet und die Prozesse zunehmend digital werden. Das bringt eine Vielzahl von Vorteilen sowie einige Nachteile mit sich, die in diesem Artikel behandelt werden sollen.

Einführung in das Thema Digitalisierung

Bei der Digitalisierung der Prozesse im Büro handelt es sich nicht um eine Modeerscheinung, sondern offensichtlich um eine langfristige Transformation. Dabei ist die Idee recht einfach, da diese die komplette Umstellung auf digitale Unterlagen erfasst und den vollständigen Verzicht auf alle Papierunterlagen, wie Ausdrucke, Notizblöcke und Umschläge beschreiben. Zusätzlich wird durch die Einsparungen nicht nur ein geldwerter Vorteil generiert, sondern das Unternehmen, das sich entsprechend mit dem papierlosen Büro auseinandersetzt, wird gleichzeitig auch automatisch nachhaltiger. Gehen wir also im folgenden Text auf die Vorteile der Digitalisierung ein.

Vorteile des digitalen Büros

Vereinfachter Zugriff

Das papierlastige Büro ist eine Quelle der Ineffizienz. In der Regel werden ältere Dokumente in separaten Archiven oder sogar Kellern aufbewahrt. Hier finden sich also mehrere Probleme, da die Unterlagen in den Kellern beschädigt werden können. Auch kann es für die Mitarbeiter schwierig sein die richtigen Dokumente schnell aufzufinden, da sich diese durch alle möglichen Kisten und Ordner arbeiten müssen, um das entsprechende Dokument aufzufinden.

Zusätzlich kann das Dokument verloren werden, mit der Zeit ausbleichen oder nass geworden sein, woraus eine eingeschränkte Leserlichkeit folgt. Wenn es handschriftlich verfasst wurde kann natürlich auch eine unleserliche Schrift ein weiteres Problem verursachen.

Bei digitalen Verwaltungssystemen entfallen diese Probleme gänzlich. Über eine Suchleiste kann das richtige Dokument innerhalb von Sekunden gefunden werden. Es kann nicht verloren werden, ausbleichen oder einen Wasserschaden bekommen, bleibt also gut leserlich.

Sogar Mitarbeiter mit einer Sehbehinderung können sich den Dokumenten durch eine Vorlese-Automatik oder mit Hilfe eines Zooms annehmen.

Schnelle Suche

Wenn der richtige Ordner bzw. die ersten richtigen Dokumente gefunden worden sind, schließt sich häufig eine weitere Suche an, da entweder innerhalb des gefundenen Ordners die Komponenten des Vorgangs gefunden werden müssen, wenn sich diese nicht auf weitere Ordner aufteilen.

Also ist eine Suche kreuz und quer zwischen all den Ordnern nötig, bis alles gefunden wurde. Abhängig von den Unterlagen, die gebraucht werden, kann das seine Zeit dauern. So kann das Zusammentragen von Informationen einen ungeheuren Aufwand bedeuten.

Werden die Daten und Informationen dagegen digital verwaltet, sind diese einfach und besonders gezielt aufzufinden. Daneben können die benötigten Informationen auch bereichsübergreifend angezeigt werden, wodurch sich mittels weniger Klicks die Angestellten z.B. Unterlagen aus der Qualitätsabteilung sowie Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung direkt nebeneinander zeigen lassen können, in einem Bruchteil der vorher aufgewendeten Zeit.

Ersparnis des Materials und Lagers

In einem papierbasiertem Büro summieren sich die Kosten mittels Ausdrucken durch Papier, Toner, Wartung und Anschaffung des Druckers oder sogar Kopierers. Weiter sind Kosten durch Archivierung mit Ordner, Trennblätter, Boxen, Rückenschilder einzukalkulieren, jeweils pro Abteilung.

Bei einer digitalen Archivierung dagegen können alle diese Beträge ohne weiteres eingespart werden. Daneben gibt es noch die Aufbewahrungspflicht, die besagt, dass die Unterlagen 10 Jahre verwahrt werden müssen, was wieder entweder sehr viel Platz beansprucht oder aber wieder hohe Kosten durch entsprechende Dienstleister verursacht.

Werden die Unterlagen vom Unternehmen selbst archiviert, fallen Kosten an für Stahlregale, zusätzliche Container, Ausbau oder Raumkosten, Licht, Reinigung und was noch so alles anfällt.

Datensicherheit

Auch Datensicherheit ist ein Punkt, der erwähnt werden sollte.

Denn nicht jeder Mitarbeiter muss auf die gesamten Firmendaten zugreifen. Innerhalb des papierlosen Büros kann eingestellt werden, wer auf welche Daten Zugriff hat, Unbefugte können somit nicht auf vertrauliche Daten zugreifen oder zufällig bei ihrer Suche solche ungewollt finden, was also auch zur Datensicherheit beiträgt.

Optimierter Kundenservice

Die Möglichkeit, einfach und mobil auf zentral gespeicherte Daten zuzugreifen, ist nicht nur ein Vorteil für Sie und Ihre Mitarbeiter, sondern auch eine Chance, den Kundenservice zu optimieren. Denn Sie oder Ihre Außendienstmitarbeiter können während eines Kundengesprächs jederzeit auf alle erforderlichen Daten zugreifen. Dadurch sind sie immer in der Lage, Informationen zu liefern, selbst bei komplizierten Fragen. Und wenn Ihr Unternehmen einen 24-Stunden-Service mit einer Notfall-Hotline anbietet, können Sie sicherstellen, dass der zuständige Mitarbeiter auch mitten in der Nacht alle Fragen des Kunden beantworten kann. Das macht einen kompetenten Eindruck auf den Kunden und bringt Extrapunkte für gute Kundenbetreuung. Möglichkeiten wie diese machen den einfachen und mobilen Zugriff auf zentral gespeicherte Daten heute zu einem so wichtigen Vorteil für Unternehmen.

Bessere Wettbewerbsfähigkeit

In der heutigen Geschäftswelt ist es wichtig, dass Sie in der Lage sind, effektiv mit Teams zusammenzuarbeiten, sowohl innerhalb Ihres eigenen Unternehmens als auch mit Kunden. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist ein gemeinsamer Datenzugriff, der es jedem ermöglicht, Dokumente einfach einzusehen und zu bearbeiten. Dies ist besonders wichtig für große Projekte, an denen viele Menschen und eine große Menge an Daten beteiligt sind, wie beispielsweise Branchen in denen viel durch einen gemeinsamen Datenzugriff geregelt werden kann, wie im Verlagswesen, bei Grafikern und auch die Zuliefererindustrie der unterschiedlichen Industriezweige. Durch den gemeinsamen Datenzugriff können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und das jeweilige Projekt reibungslos verläuft. Diese Art der Zusammenarbeit ermöglicht es Unternehmen, effizienter und effektiver an großen Projekten zu arbeiten und gleichzeitig den Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.

Insgesamt verbessert sich so die Büroarbeit durch Verwendung des richtigen Dokumentenmanagement.

Optimierte Arbeitszeit und Personalplanung

Die Arbeit lässt sich insgesamt durch die Digitalisierung optimieren. Somit leistet die Digitalisierung einen weiteren Beitrag zur Effizienzsteigerung. Software erleichtert insofern die Arbeitsprozesse, als das auch im Falle von Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen halb bearbeitete Fälle schnell auffindbar sind. Das ermöglicht die bereits beschriebene Nutzung der Suchfunktion für die Dokumente und Prozesse, wodurch sich eine Notfallvertretung schnell einarbeiten kann, insbesondere wenn der Zugriff auf den gesamten Vorgang besteht. Häufig genug kommt es vor, dass bei plötzlichen Krankheitsausfällen erst die laufenden Verfahren mühsam und zeitraubend gesucht werden müssen, also Zeit verfliegt, die sonst anderen Aufgaben zugekommen wären.

Ebenso kann so die Implementierung eines Homeoffice bzw. die Möglichkeit eines Homeoffice so besser gelingen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und selbst ein attraktiver Arbeitgeber zu sein.

Kollaboratives Arbeiten und Kommunikation

Weitere Vorteile ergeben sich in der Form, dass kollaboratives Arbeiten erleichtert wird, indem die Kollegen die Möglichkeit haben, zusammen ohne großen Aufwand von ihrem jeweiligen Computer aus schnellen Zugriff auf gemeinsame Dokumente haben und diese sowie ihre Inhalte entsprechend zusammen in Echtzeit bearbeiten können. Somit spielt es kaum eine Rolle, wo sich die Mitarbeiter befinden, solange diese einen guten Zugang zum Internet haben, um zusammenarbeiten zu können.

Akten und Unterlagen müssen nicht mehr durch das Büro getragen werden und ein mehrfacher Ausdruck desselben Dokuments kann so verhindert werden. Auch verändert sich die Kommunikation innerhalb des Büros weg von handschriftlichen Notizen hin zu Kommentaren in den zu bearbeitenden Unterlagen.

Zusammenfassung

Nachdem die Bedeutung der Digitalisierung für die Wirtschaft, besonders in der Büroarbeit von Unternehmen, erklärt wurde, sollen an dieser Stelle des Beitrags nochmal kurz die  Erkenntnisse bzgl. dieser Technologien zusammengefasst werden, da der Einfluss ebendieser täglich wächst. Die Digitalisierung spielt also eine immer größere Rolle, wie die Beispiele gezeigt haben.

Der Großteil der Einsparungen bezieht sich vor allem auf die Vereinfachung des bisherigen Systems, also das Einsparen von Zeit und Geld. Nur muss die Initiative zur Veränderung auch angegangen werden, um das neue System zu etablieren.

Für eine weitere Abwägung der Vor- und auch Nachteile empfehlen wir den Text der Seite des digitalen Unternehmen: https://digitales-unternehmertum.de/das-papierlose-buero-so-geht-es/

Wenn Sie bereits jetzt umsteigen möchten, sind wir Ihnen dabei gerne behilflich. Schauen Sie nach weiteren Informationen auf unserer Seite nach.

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