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Was ist eine elektronische Signatur?

In diesem Artikel soll geklärt und ein kurzer Überblick darüber gegeben werden, was sich hinter dem Begriff der elektronischen Signatur verbirgt. Obwohl dieser Begriff immer geläufiger wird, gehen die Vorstellungen weit auseinander, was darunter zu verstehen ist.

Doch oft genug kommt es vor, dass viele gar nicht wissen, was eine elektronische Signatur eigentlich ist. Dem soll durch diesen Beitrag Abhilfe geschaffen werden. Weiter soll beleuchtet werden was so eine Signatur, PDF-Dokumente, Unternehmen, Verträge, Verordnungen und Zertifikate miteinander verbindet und ob es sich bei digitalen Unterschriften um eine sinnvolle Lösung handelt. Fangen wir also zunächst mit dem Grundsätzlichen an:

Was wird unter einer elektronischen Signatur verstanden?

Eine elektronische Signatur ist ein digitaler Code, der zur Authentifizierung elektronischer Dokumente verwendet wird. Mit dieser Signatur kann die Identität des Absenders sowie die Integrität des Dokuments überprüft werden. Im Gegensatz zu einer handschriftlichen Unterschrift kann eine elektronische Signatur leicht überprüft und authentifiziert werden. D.h. überall in den Branchen, in denen es Anwendungsfälle für analoge Unterschriften gibt, lässt sich diese durch eine e-Signatur Lösung ersetzen. Darunter zählen z.B. Vertragsabschlüsse jeglicher Art, Verwaltungspapiere und Genehmigungen. Dem gegenüber steht die digitale Signatur. Auf die Unterschiede der beiden Signaturen wird genauer in dem Artikel „Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Unterschrift“ eingegangen. Hier stehen weiter die Grundsätze der elektronischen Signaturen im Mittelpunkt. Nachdem wir jetzt das Definitorische geklärt haben, gehen wir weiter zum funktionalen Aspekt:

Wie funktioniert eine elektronische Signatur eigentlich?

Zum Unterzeichnen von Verträgen werden Unterschriften benötigt. Bisher wurden diese immer in Schriftform getätigt, was heutzutage als veraltet gilt.

Viele Dokumente, Verträge und Zertifikate werden mittlerweile per E-Mail verschickt und/oder sind als PDF-Dokumente abrufbar. Also unterliegen Geschäftsprozesse einer weitergehenden Digitalisierung und bieten damit gute Rahmenbedingungen, um die elektronische Signatur zu integrieren. Um die Digitalisierung weiterzuführen und den Workflow für das Team nicht zu unterbrechen, bieten sich elektronische Signaturen als Teil der Lösung an. Diese basieren auf einer bestimmten Software, bzw. einem Tool, die die Unterzeichnung der verschiedenen Dokumente vereinfacht. Dazu werden die Dokumente hochgeladen und die digitale Unterschrift wird auf dem Dokument von den Geschäftspartnern unterzeichnet. So kann der Status der Signaturen der beteiligten Partner in dem Dokument praktisch und ohne weitere Hilfe überblickt werden, was auch die Navigation durch die Seiten des Dokuments vereinfacht.

Technisch unterliegen die Daten einer Verschlüsselung, um die datenbezogenen Informationen zu schützen und für Dritte unzugänglich zu machen. Trotzdem ist für die Unterzeichner kein Login nötig, lediglich für den Aussteller, für den mindestens eine E-Mail Adresse benötigt wird. So wird das Unterzeichnen spielend leicht für alle Partner. Nur gibt es verschiedene Vorgänge und Autorisierungen, die eine Unterschrift in Gang setzen oder bestätigen können, die jeweils wieder unterschiedliche Sicherheitsaspekte erfordern. Dies führt automatisch zur folgenden Frage:

Gibt es verschiedene Arten der elektronischen Signatur?

Um es kurz zu machen: Ja, die gibt es. Es gibt also verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, dazu gehören einmal die einfache elektronische Signatur, die „fortgeschrittene elektronische Signatur“ (FES) und schließlich die „qualifizierte elektronische Signatur“ (QES). Diese haben jeweils ein bestimmtes Level der Authentifizierung und der Definition der Sicherheit durch gesetzliche Bestimmungen. Verschiedene Branchen und Dokumente benötigen also unterschiedliche elektronische Signaturen. Doch zu diesem Thema mehr in einem der nächsten Beiträge. Damit haben sich die Möglichkeiten der elektronischen Signaturen noch lange nicht erschöpft, also:

Welches Potential bieten elektronische Signaturen noch?

Neben dem Signieren entstehen ebenso weitere Lösungen für die Unternehmen, die als Begleiterscheinung weitere Themen abdecken. Diese Form der Unterschriften erleichtert somit die Kommunikation erheblich, doch setzt diese auch Vertrauen und damit Vertrauensdienste voraus, um alle Transaktionen sicher für sämtliche Partner zu gestalten. Prozesse können so weiter vereinfacht werden. Ebenso verbessert sich der Fluss der Informationen, was natürlich auch für die Mitarbeiter und somit für das Zeitmanagement wertvoll ist.

So kann die gewonnene Zeit der Mitarbeiter besser für andere Aufgaben, wie z.B. Service und Support genutzt werden. Die Möglichkeiten sind also sehr vielseitig und noch lange nicht ausgeschöpft, stehen die elektronischen Signaturen doch erst am Anfang. Bis diese jedoch ihr volles Potential ausschöpfen können, wird noch einige Zeit vergehen.

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